クラウド型のペーパーレス会議は素早いレスポンスの会議をつくる

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ペーパーレス会議

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ペーパーレス会議の注意点

紙

最近、紙代や印刷代、さらに資料の保管場所まで削ることができると、メリットが非常に億上げられているクラウドをつかったペーパーレス会議ですが、便利さ故の注意点がいくつも存在しています。
そもそもペーパーレス会議をする意味があるか考えずにペーパーレス会議をしてしまうということです。コスト削減などの仕事の効率アップのために行うクラウド型のペーパーレス会議なのですが、細かいメモなどを書き込むことが多くなりそうな会議では、ペーパーレスにしない方がいいかもしれません。ペーパーレスにする前に、本当にペーパーレスで効率がいいのかよく考えないといけません。さらに、セキュリティがしっかりしていないと、会議情報の漏洩といった事態も十分あり得ます。情報端末などはとても便利な反面、情報が漏洩してしまったときのリスクが非常に大きくなってしまうのも特徴です。なので、セキュリティ面には十分と注意をしなければいけません。また、ペーパーレス会議よりも普通に紙を使って行う会議に慣れてしまっている従業員もいると思います。そういった従業員にも詳しく情報を伝えることができなければ、クラウド型のペーパーレス会議は本来の意味を果たさないといってもいいでしょう。
いくつか注意点を述べましたが、これらのことに注意することができれば、メリットをより伸ばして活かすことができるので、会議の効率も上がっていくでしょう。

成功事例をモデルケースにする

グローバル企業であればあるほど、日本拠点のクラウドを利用したペーパーレス会議の必要性を海外から求められることになります。実際に環境経営、エコと言いながらこうした会議に関して、日本企業は非常に後進国です。だからこそ、成功事例のモデルケースを映像で記録することや、コストパフォーマンスが上がったことを実際の経営数値として実感することが大事です。それも経営層だけではなく、ミドル、そして現場がそれを実感しないことにはいかにクラウド型ペーパーレス会議の必要性を訴えても間違いなく成功しません。前述の理論は、とにかく実践してみないとその効果はわかりません。そのうえで日本国内での実践可能な運用方法を現場発信で検討していくことが一番です。
こうして生まれてきたクラウド型ペーパーレス会議の運用であれば、間違いなく現場でも浸透しやすいと思います。さらに現場の意識を変えていくためにもこうしたボトムアップの運用手法を検討することこそが一番の手法になってくると思います。
その規模の大小にかかわらず、部署ごとで運用を少しずつ変えていくことも必要かもしれません。あとは現場ごとで少しずつ運用を情報交換しつつ、あるべき姿をカスタマイズすることが、地道ですが大切なことです。

会議のペーパーレス化は節約だけではない?

会社などで日々ミーティングや会議が行われていると思いますが、どれくらい紙を消費しているのでしょうか。その会議の内容にもよりますが、対外的、対内的に関わらず、参加者が多く重要な位置付けの会議であれば、付随資料も含めて相当な枚数になるのではないでしょうか。また、それらをカラーコピーしなければ複雑なデータを表しきれないとなると、インク代なども大きくかかってしまいますよね。
最近では、会議にはPCやタブレットを持参して、事前に共有したデータを投影しながら会議を進めていくクラウドを利用したペーパーレス会議に移行している会社が増えてきています。一方で幅広い年齢層、役職に跨った会議では未だに資料を配布したり用意したりしているケースが少なくありません。資源の削減か、必要なコストと主張するかのどちらかになってしまいがちな議論ではありますが、別の見方を考えてみたいと思います。
クラウド型のペーパーレス会議は素早いレスポンスの会議を作ります。これは、ただ紙=タブレット画面に置き換えてしまっている場合、クラウド型ペーパーレス会議にする意味がありません。従来の印刷する事を前提とした資料のつくりになっていることが多いからです。違うのは印刷するかしないか、という事でしかなくなってしまいます。しかし、印刷しないことと素早いやり取りによる会議の活性化を狙うのであれば、スライド資料の一部で「投げかけ」のページをつくり、発表者や司会が様々な人に振っていく流れに持ち込みたいのです。ただ資料内容をメンバーで読むのではなく、それぞれが考えて発信できるような会議にコントロールする事が重要です。


業務の効率化やコスト削減を考えているならぺーパーレス会議はクラウド上で行うことができるのでそれを実施してみてはいかがでしょうか。クラウド上での会議ならいつでもどこでも簡単に行うことができるので、業務の効率化とコスト削減は一気に進むことになるでしょう。

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