クラウド型のペーパーレス会議は素早いレスポンスの会議をつくる

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ペーパーレス会議

初めてのペーパーレス会議

私は製造業で設計の業務をしていますが、私の職場ではよく会議を開きます。これから設計するにあたり、どういう構想で進めるか、お客さんからの要望、どういった問題が起きることが想定されるか、コスト面、その他設備関係の確認などを他職場の代表メンバーを集めて行います。多い月だと一人で四回程開催することもあります。その度に膨大な資料や、図面をコピーした用紙を用意し行っていました。しかし、紙の使用量がかなり多く、総務より注意を受けた月がありました。まあ、これは他のこともいろいろ重なり紙の使用量が多くなったのもあったのですが。
そこで職場内で話し合い、クラウドを利用したペーパーレス会議を行ってみてはどうかということになりました。用意したのはPCとプロジェクターで、全員に見えるように映し出し会議を進める形でやってみようということになりました。しかも、今までも資料は紙で用意しても会議が終われば保管されたりすることもなく捨てられたり、裏紙にしてメモ紙などとして利用されることが多いこともわかりました。尚更、紙を使用するのは無意味だなということがわかりました。
しかし、一部の人はその紙が必要でそれを元にお客さんに報告を行ったり、内容を他部門へ展開したりと活用していたようです。そこで、必要な人にはデータで渡すようにしました。最初は戸惑うこともありましたが、なかなか好評で、しばらくはペーパーレス会議にて様子を見ることが決定しました。

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